5 razones por las que el soporte de tu software afecta la productividad de tu despacho

Cuando un despacho contable evalúa un software, normalmente compara funciones, precio, módulos y facilidad de uso.

Sin embargo, existe un factor que suele pasar desapercibido hasta que aparece un problema: el soporte.

Un sistema puede ser muy completo, pero si cuando surge una duda nadie entiende cómo trabaja realmente un despacho contable, la operación puede detenerse, los procesos pueden retrasarse y la atención a los clientes puede verse afectada.

El soporte no debería considerarse un servicio adicional. También forma parte de la productividad diaria del despacho.

Estas son cinco razones para darle la importancia que merece.

1. Un problema sin resolver también representa tiempo perdido

Cada minuto que un colaborador pasa buscando una solución por su cuenta es tiempo que deja de dedicar a actividades que generan valor.

Cuando el soporte responde de forma oportuna y ofrece instrucciones claras, el equipo puede retomar su operación con mayor rapidez.

Esto es especialmente importante durante:

• Cierres mensuales.
• Presentación de declaraciones.
• Conciliaciones bancarias.
• Cálculo de impuestos.
• Emisión o asociación de comprobantes.
• Periodos de alta carga de trabajo.

En esos momentos, una respuesta tardía o poco precisa puede afectar varias actividades y no solamente una consulta aislada.

2. No es lo mismo soporte técnico que soporte especializado

Resolver un error del sistema es importante, pero entender el proceso contable que existe detrás de la consulta puede ser todavía más relevante.

Cuando quien atiende conoce la operación administrativa, fiscal y contable, no es necesario comenzar explicando qué es una póliza, una conciliación, un REP o una nota de crédito.

El soporte especializado puede comprender mejor el contexto, formular las preguntas adecuadas y orientar al usuario de una manera más precisa.

No basta con conocer el funcionamiento del software. Es necesario entender lo que el despacho está intentando resolver.

3. Un buen soporte ayuda a aprovechar mejor la plataforma

Con frecuencia, los despachos utilizan solamente una parte de las funciones disponibles en su sistema.

Esto puede ocurrir por falta de capacitación, desconocimiento de nuevas herramientas o porque el equipo continúa trabajando como lo hacía antes de implementar la plataforma.

Un soporte cercano puede ayudar a identificar funciones que permiten:

• Automatizar actividades.
• Reducir capturas.
• Mejorar los controles.
• Consultar información con mayor facilidad.
• Simplificar los cierres.
• Aprovechar nuevas actualizaciones.

Por eso, el soporte no solamente resuelve incidencias. También ayuda a obtener un mayor rendimiento de la inversión realizada en tecnología.

4. La rapidez de atención también impacta a los clientes del despacho

Cuando una firma depende de una respuesta para continuar con un proceso, cualquier demora puede afectar sus propios tiempos de entrega.

El cliente final no distingue si el retraso se originó dentro del despacho o en la atención del proveedor tecnológico. Solamente percibe que la información no estuvo disponible a tiempo.

Contar con un equipo que responda de manera ágil permite mantener la continuidad operativa y brindar un servicio más confiable.

El soporte de tu software también forma parte de la experiencia que reciben tus clientes.

5. Elegir un software también es elegir al equipo que estará detrás

Una plataforma puede acompañar al despacho durante muchos años.

Por eso, además de evaluar la tecnología, es importante conocer quién estará disponible cuando surjan dudas, actualizaciones, cambios normativos o nuevos retos operativos.

Antes de elegir, conviene preguntar:

• ¿La atención es directa o mediante un centro genérico?
• ¿El equipo conoce procesos contables y fiscales?
• ¿Existe acompañamiento durante la implementación?
• ¿Ayudan a aprovechar nuevas funciones?
• ¿Comprenden la operación de un despacho?
• ¿Hay personas que puedan orientar al usuario más allá de un manual?

El valor de una plataforma no solamente está en lo que hace, sino en el respaldo que ofrece cuando el equipo necesita ayuda.

Error común

Elegir un software considerando únicamente sus funciones o su costo.

Muchas veces, el verdadero valor de la plataforma se descubre después de la implementación, cuando el despacho necesita resolver dudas, capacitar a nuevos colaboradores o adaptarse a nuevos procesos.

Un precio aparentemente menor puede resultar costoso si el equipo pierde horas tratando de obtener respuestas o resolviendo problemas por su cuenta.

Buena práctica recomendada

Antes de contratar una plataforma, investiga cómo funciona su soporte.

No preguntes solamente qué módulos incluye. Pregunta también:

• Quién te atenderá.
• Qué experiencia tiene.
• Cómo se brindan las respuestas.
• Qué tipo de acompañamiento recibirás.
• Qué tan bien comprende la operación contable.

Conclusión

La productividad de un despacho no depende únicamente de la tecnología que utiliza, sino también del respaldo que recibe para aprovecharla.

Un soporte especializado ayuda a resolver dudas, mantener la continuidad de la operación y dar mayor confianza al equipo.

En TESK entendemos que detrás de cada consulta existe una operación que no puede detenerse. Por eso ofrecemos soporte directo con especialistas que conocen los procesos administrativos, fiscales y contables de un despacho.

Antes de elegir un sistema, no preguntes solamente qué funciones incluye. Pregunta también quién estará contigo cuando necesites ayuda. Solicita una demostración y conoce el soporte especializado de TESK.