5 tareas que están consumiendo el tiempo de tus contadores

¿Cuánto tiempo debería dedicar realmente un contador a tareas operativas?

Hay días en un despacho en los que el equipo trabaja a marchas forzadas, resuelve pendientes uno tras otro y, aun así, termina la jornada con la sensación de no haber avanzado en lo realmente importante.

En un despacho contable siempre habrá trabajo operativo. El problema comienza cuando capturar, revisar, buscar información o corregir inconsistencias ocupa una parte demasiado grande de la jornada y deja poco espacio para analizar, anticiparse y asesorar.

Porque el conocimiento de un contador tiene mucho más valor cuando se utiliza para detectar riesgos, interpretar resultados y acompañar a sus clientes, que cuando se consume resolviendo tareas que podrían simplificarse.

Entonces, ¿dónde se está yendo el tiempo del equipo? Estas cinco tareas pueden ser una buena señal para comenzar a analizarlo.

1. Capturar información que ya existe en otro proceso

Volver a registrar un dato que ya fue capturado no solo consume tiempo. También genera retrabajo y aumenta la posibilidad de cometer errores, especialmente en periodos de mayor carga de trabajo.

La tecnología debería permitir que la información fluya entre diferentes áreas de la operación y reducir al mínimo la doble captura.

2. Buscar documentos e información

Facturas, comprobantes, pólizas, movimientos o información enviada por diferentes medios pueden convertir una consulta sencilla en varios minutos de búsqueda.

El problema no siempre se percibe en una sola operación. Pero cuando esos minutos se multiplican por todos los clientes y colaboradores del despacho, terminan convirtiéndose en horas que podrían destinarse a actividades de mayor valor.

Y cuando además existe una fecha límite, esa búsqueda constante se transforma fácilmente en presión para todo el equipo.

3. Corregir errores que pudieron detectarse antes

Encontrar una inconsistencia tarde generalmente significa regresar al proceso, localizar su origen y realizar nuevamente parte del trabajo.

Además del tiempo perdido, implica trabajar con la presión de resolver antes de un cierre, una entrega o el cumplimiento de una obligación.

Contar con mecanismos de revisión preventiva permite identificar pendientes oportunamente y trabajar con mayor certeza antes de llegar a etapas posteriores.

4. Realizar manualmente procesos repetitivos

Conciliaciones, registros y otras actividades recurrentes forman parte de la operación, pero no todas necesitan depender completamente de la intervención del contador.

Cuando gran parte del día se dedica a ejecutar tareas mecánicas, es fácil que el contador termine sintiéndose más como un capturista o un “apagafuegos” que como el profesional que analiza y asesora a sus clientes.

Simplificar estos procesos permite que el contador supervise, analice y tome decisiones, en lugar de dedicar gran parte de su jornada a tareas repetitivas.

5. Resolver problemas provocados por sistemas poco intuitivos

La tecnología también puede consumir tiempo.

Si el equipo necesita demasiados pasos para realizar una tarea, depende constantemente de instrucciones o encuentra dificultades para utilizar el sistema, la herramienta termina agregando trabajo en lugar de simplificarlo.

Un sistema debería ayudar a disminuir la carga operativa y dar mayor tranquilidad al equipo, no convertirse en otro pendiente que resolver durante el día.

Buena práctica recomendada

No midas únicamente cuántas actividades completa tu equipo. Analiza también qué tipo de actividades están ocupando su jornada.

Una plataforma fácil de usar, con procesos integrados y herramientas que reduzcan tareas repetitivas, puede liberar capacidad para que los contadores se concentren en actividades donde realmente aportan su experiencia.

El objetivo no es simplemente hacer más en menos tiempo. Es trabajar con mayor control, reducir el desgaste del equipo y llegar a cierres y fechas importantes con mayor tranquilidad.

Conclusión

La productividad de un despacho no consiste en lograr que sus contadores hagan más cosas durante el día, sino en conseguir que dediquen más tiempo a las actividades que realmente requieren su conocimiento.

En TESK entendemos este desgaste porque no venimos únicamente del mundo del software. TESK nace de más de 40 años de experiencia en la práctica contable, fiscal y de auditoría, entendiendo de primera mano la presión de los cierres, los cambios fiscales, el retrabajo y las exigencias diarias de un despacho.

Esa experiencia se convirtió en una plataforma desarrollada por contadores, fiscalistas y auditores, pensada para simplificar procesos, reducir tareas operativas y darle al contador algo que también tiene valor: más tiempo, mayor control y tranquilidad para concentrarse en lo que realmente importa.

¿En qué está invirtiendo su tiempo tu equipo?

Conoce cómo TESK puede ayudarte a simplificar la operación de tu despacho.